DSGVO Vertreter gemäß Art. 27 Datenschutz-Grundverordnung

Ihr Kundenkreis ist größer als die Schweiz?

Wir helfen Ihnen das europäische Datenschutzrecht einzuhalten.

DSGVO Vertreter gemäß Art. 27 Datenschutz-Grundverordnung

Unternehmen in der Schweiz, die personenbezogener Daten von Personen, die sich in der europäischen Union befinden, verarbeiten, müssen einen Vertreter innerhalb der europäischen Union benennen, wenn die Datenverarbeitung im Zusammenhang damit steht

    1. betroffenen Personen in der Union Waren oder Dienstleistungen anzubieten, unabhängig davon, ob von diesen betroffenen Personen eine Zahlung zu leisten ist;
    2. das Verhalten betroffener Personen zu beobachten, soweit ihr Verhalten in der Union erfolgt.
     
  1. Einzelheiten hierzu regelt Artikel 27 DSVO.

Wie hoch sind die Kosten?

Die Kosten für unsere Benennung als Vertreter nach Artikel 27 DSGVO für Ihr Schweizer Unternehmen betragen jährlich 250 CHF (VAT-reversed, also netto = brutto).

Wir stehen dann als Ihre datenschutzrechtlichen Ansprechpartner gegenüber Dritten in der EU zur Verfügung. In dieser Funktion nehmen wir natürlich E-Mails und Post entgegen, die an uns gesendet wird.

Hierbei sondieren wir natürlich zwischen Spam und Werbung und relevanter Post. Reine Infopost, Werbung, Spam etc., vernichten wir und echte Post, die nicht zu 100% sicher als Werbung identifiziert werden konnte, scannen wir ein und senden Ihnen diese zu. 10 Briefe pro Jahr sind im Pauschalpreis enthalten.

Für jeden weiteren Brief berechnen wir 2 CHF Bearbeitungsgebühr für das einscannen und weiterleiten. Aber wir gehen davon aus, dass Sie keine unnötige Post an diese Anschrift senden lassen, sondern hier tatsächlich nur die relevante Kommunikation mit Behörden oder Anfragen von Betroffenen eingehen und an Sie weitergeleitet werden. Die Abrechnung dieser Postgebühren erfolgt immer nach Ablauf eines Monats, bzw. wenn es nur geringe Summen wären, entsprechend spätestens jährlich.

Sollte nicht einscannbare Post zugehen (z.B. Päckchen, Warensendungen etc.), werden wir Ihnen dies mitteilen. Sie müssten dann die Abholung veranlassen. Auch hierfür wird dann die Abwicklungsgebühr entsprechend den Briefen pro Sendung verlangt.

Und was ist, wenn wir nicht nur Postsendungen empfangen, sondern auch Beantworten sollen?

Wenn wir hingegen in Ihrem Auftrag gegenüber den Behörden oder Betroffenen Antworten sollen, dann berechnen wir hier unsere Tätigkeit gemäß gesonderter Vereinbarung, welche dann im Einzelfall getroffen werden muss. Da Sie grundsätzlich weiterhin als Unternehmen datenschutzrechtlich verantwortlich bleiben, kann die Antwort aber auch immer von Ihnen oder Ihrem Datenschutzbeauftragten direkt erledigt werden, so dass ein Zwischenschalten meiner Kanzlei nicht zwingend erforderlich ist.

 

Wie ist nochmals die Rechtslage?

Der entsprechende Artikel 27 der Datenschutzgrundverordnung lautet:

Art. 27 DSGVO Vertreter von nicht in der Union niedergelassenen Verantwortlichen oder Auftragsverarbeitern

1. In den Fällen gemäß Artikel 3 Absatz 2 benennt der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter schriftlich einen Vertreter in der Union.

2. Diese Pflicht gilt nicht für

a. eine Verarbeitung, die gelegentlich erfolgt, nicht die umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien im Sinne des Artikels 9 Absatz 1 oder die umfangreiche Verarbeitung von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Sinne des Artikels 10 einschließt und unter Berücksichtigung der Art, der Umstände, des Umfangs und der Zwecke der Verarbeitung voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt, oder

b. Behörden oder öffentliche Stellen.

3. Der Vertreter muss in einem der Mitgliedstaaten niedergelassen sein, in denen die betroffenen Personen, deren personenbezogene Daten im Zusammenhang mit den ihnen angebotenen Waren oder Dienstleistungen verarbeitet werden oder deren Verhalten beobachtet wird, sich befinden.

4. Der Vertreter wird durch den Verantwortlichen oder den Auftragsverarbeiter beauftragt, zusätzlich zu diesem oder an seiner Stelle insbesondere für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen bei sämtlichen Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung zur Gewährleistung der Einhaltung dieser Verordnung als Anlaufstelle zu dienen.

5. Die Benennung eines Vertreters durch den Verantwortlichen oder den Auftragsverarbeiter erfolgt unbeschadet etwaiger rechtlicher Schritte gegen den Verantwortlichen oder den Auftragsverarbeiter selbst.

Der dazugehörige Erwägungsgrund 80 der Datenschutzgrundverordnung zur Benennung eines Vertreters lautet:

1)Jeder Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter ohne Niederlassung in der Union, dessen Verarbeitungstätigkeiten sich auf betroffene Personen beziehen, die sich in der Union aufhalten, und dazu dienen, diesen Personen in der Union Waren oder Dienstleistungen anzubieten – unabhängig davon, ob von der betroffenen Person eine Zahlung verlangt wird – oder deren Verhalten, soweit dieses innerhalb der Union erfolgt, zu beobachten, sollte einen Vertreter benennen müssen, es sei denn, die Verarbeitung erfolgt gelegentlich, schließt nicht die umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten oder die Verarbeitung von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten ein und bringt unter Berücksichtigung ihrer Art, ihrer Umstände, ihres Umfangs und ihrer Zwecke wahrscheinlich kein Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich oder bei dem Verantwortlichen handelt es sich um eine Behörde oder öffentliche Stelle. 2)Der Vertreter sollte im Namen des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters tätig werden und den Aufsichtsbehörden als Anlaufstelle dienen. 3)Der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter sollte den Vertreter ausdrücklich bestellen und schriftlich beauftragen, in Bezug auf die ihm nach dieser Verordnung obliegenden Verpflichtungen an seiner Stelle zu handeln. 4)Die Benennung eines solchen Vertreters berührt nicht die Verantwortung oder Haftung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters nach Maßgabe dieser Verordnung. 5)Ein solcher Vertreter sollte seine Aufgaben entsprechend dem Mandat des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters ausführen und insbesondere mit den zuständigen Aufsichtsbehörden in Bezug auf Maßnahmen, die die Einhaltung dieser Verordnung sicherstellen sollen, zusammenarbeiten. 6)Bei Verstößen des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters sollte der bestellte Vertreter Durchsetzungsverfahren unterworfen werden.