Kanadische Unternehmen, die über einen Online-Shop, ein Softwareprodukt, eine App oder eine Bildungsplattform Kunden in Deutschland und der EU bedienen, unterliegen für diesen Teil ihres Geschäfts der DSGVO und müssen ohne EU-Niederlassung einen Vertreter nach Art. 27 DSGVO benennen. Die Kanzlei Matutis, eine deutsche Datenschutzkanzlei in Potsdam, übernimmt das für kanadische Unternehmen für 350 EUR pro Jahr; die Korrespondenz läuft auf Deutsch oder Englisch.
Braucht ein Unternehmen aus Kanada einen EU-Vertreter?
Ja, wenn es keine Niederlassung in der EU hat und seine Verarbeitung personenbezogener Daten damit zusammenhängt, Personen in der EU Waren oder Dienstleistungen anzubieten oder ihr Verhalten in der EU zu beobachten (Art. 3 Abs. 2 in Verbindung mit Art. 27 Abs. 1 DSGVO). Beispiele: ein Online-Händler aus Ontario, der Outdoor-Ausrüstung mit deutschsprachigem Shop nach Deutschland liefert; ein SaaS-Anbieter aus Montreal mit Euro-Preisen und EU-Kunden; ein Edtech-Unternehmen aus Vancouver, dessen Plattform das Lernverhalten von Nutzern in der EU auswertet. Ein kanadisches Unternehmen, das bereits eine Tochtergesellschaft, Zweigniederlassung oder ein Büro in einem EU-Mitgliedstaat hat, braucht keinen Vertreter; diese EU-Einheit ist die Anlaufstelle. Die Ausnahmen des Art. 27 Abs. 2 DSGVO (gelegentliche, risikoarme Verarbeitung ohne umfangreiche sensible Daten; Behörden) sind eng und greifen bei einem Unternehmen, das aktiv in der EU wirbt, so gut wie nie. Die vollständigen Kriterien erklärt die Seite Wie ist nochmals die Rechtslage?.
PIPEDA, Angemessenheitsbeschluss und Art. 27 DSGVO
Der kanadische Datenschutz im Privatsektor wird auf Bundesebene durch den Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) unter Aufsicht des Office of the Privacy Commissioner of Canada geregelt, ergänzt durch Provinzgesetze wie Quebecs Law 25 und die PIPA von Alberta und British Columbia. Die EU-Kommission erkennt Kanada für Übermittlungen an Organisationen, die PIPEDA unterliegen, ein angemessenes Schutzniveau zu (Entscheidung 2002/2/EG, heute Art. 45 DSGVO). Dieser Beschluss wird häufig missverstanden: Er betrifft Übermittlungen personenbezogener Daten aus der EU nach Kanada. Er ändert nichts am räumlichen Anwendungsbereich der DSGVO nach Art. 3 Abs. 2 DSGVO und befreit ein kanadisches Unternehmen nicht von der Pflicht, einen EU-Vertreter zu benennen. Kanadische Unternehmen, die den EU-Markt ansprechen, brauchen beides: PIPEDA-Compliance zu Hause und DSGVO-Compliance einschließlich Vertreter für die EU-bezogene Verarbeitung.
Was wir als EU-Vertreter für kanadische Unternehmen tun
Die Rechtsanwaltskanzlei Matutis ist eine auf Datenschutzrecht spezialisierte deutsche Kanzlei mit Hauptsitz in Potsdam bei Berlin und Zweigstellen in Hallein (Österreich) und Felsberg (Schweiz). Die Leistung als EU-Vertreter wird ausschließlich vom deutschen Hauptsitz erbracht, weil der Vertreter in der EU niedergelassen sein muss (Art. 27 Abs. 3 DSGVO). Auf Grundlage einer schriftlichen Vollmacht nach Art. 27 Abs. 1 DSGVO sind wir Ihre Anlaufstelle in der EU für alle Aufsichtsbehörden der Mitgliedstaaten und für betroffene Personen. Schreiben und E-Mails an uns werden geprüft, eingescannt und unverzüglich an Ihre Kontaktperson weitergeleitet; auf Fristen wie die Monatsfrist für Betroffenenanträge nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO weisen wir hin. Bei sechs bis neun Stunden Zeitunterschied erreicht Sie weitergeleitete Post zu Beginn Ihres Arbeitstags. Wir kommunizieren auf Deutsch und Englisch. Wir ersetzen nicht Ihren Datenschutzbeauftragten und treffen keine Compliance-Entscheidungen für Sie; den Unterschied erklärt die Seite EU-Vertreter oder Datenschutzbeauftragter.
Kosten für Unternehmen aus Kanada
Die Jahrespauschale beträgt 350 EUR. Da die Leistung von einer deutschen Kanzlei an einen Unternehmer mit Sitz in einem Drittstaat erbracht wird, fällt keine deutsche Umsatzsteuer an (Reverse-Charge, netto = brutto). Die Rechnung lautet auf EUR; Zahlung per Überweisung, Kreditkarte oder PayPal ist möglich. Die Weiterleitung eingescannter Post per E-Mail ist enthalten; die postalische Weiterleitung von Originalen kostet 2 EUR je Sendung zuzüglich Porto. Alle Einzelheiten: Was kostet es und was ist im Preis enthalten?
Nächster Schritt
Senden Sie uns Firmennamen, Website und eine kurze Beschreibung Ihrer Tätigkeit in der EU über das Anfrageformular. Wir bestätigen, ob in Ihrem Fall ein Vertreter erforderlich ist, und senden Ihnen Vertrag und Vollmacht. Den vollständigen Ablauf beschreibt die Seite So läuft die Benennung ab. Andere Länder: EU-Vertreter nach Ländern.