Die Benennung der Kanzlei Matutis als Ihr EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO dauert wenige Tage und erfordert keinen Termin in Deutschland. Diese Seite beschreibt den vollständigen Ablauf, was wir von Ihnen brauchen und was danach geschieht.
Schritt 1: Anfrage und Kollisionsprüfung
Sie senden uns Firmennamen, Land, Website und eine kurze Beschreibung Ihrer Tätigkeit in der EU über das Anfrageformular oder per E-Mail an mail@matutis.de. Wir prüfen zweierlei: ob Ihr Unternehmen tatsächlich unter Art. 3 Abs. 2 DSGVO fällt und einen Vertreter braucht, und ob auf unserer Seite ein Interessenkonflikt besteht (etwa weil wir bereits einen direkten Wettbewerber in einem Rechtsstreit vertreten). Ist in Ihrem Fall kein Vertreter erforderlich, sagen wir Ihnen das; diese Prüfung ist kostenlos.
Schritt 2: Vertrag und schriftliche Vollmacht
Sie erhalten unseren Vertrag zur Benennung als DSGVO-Vertreter (PDF) zusammen mit der schriftlichen Vollmacht, die Art. 27 Abs. 1 DSGVO verlangt („benennt … schriftlich“). Beide Dokumente werden elektronisch oder durch Austausch eingescannter Exemplare unterzeichnet; Originalunterschriften per Post sind nicht nötig. Der Vertrag läuft ein Jahr und verlängert sich, wenn er nicht gekündigt wird. Die Jahrespauschale von 350 EUR wird bei Vertragsschluss in Rechnung gestellt; Einzelheiten und Zahlungswege erklärt die Seite Was kostet es und was ist im Preis enthalten?.
Schritt 3: Veröffentlichung in Ihrer Datenschutzerklärung
Nach Unterzeichnung nehmen Sie unsere Kontaktdaten in Ihre Datenschutzerklärung auf, wie es Art. 13 Abs. 1 lit. a und Art. 14 Abs. 1 lit. a DSGVO verlangen. Einen Musterabsatz für diesen Abschnitt stellen wir Ihnen zur Verfügung; er ist auf der Seite Was müssen Sie als Unternehmen noch tun? abgedruckt. Die Erstellung oder Prüfung Ihrer Datenschutzerklärung insgesamt ist nicht Teil der Jahrespauschale; auf Wunsch übernehmen wir das im Rahmen eines gesonderten Mandats. Außerdem tragen Sie uns als EU-Vertreter in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ein (Art. 30 Abs. 1 lit. a DSGVO) und senden uns bitte eine aktuelle Fassung, weil Aufsichtsbehörden dieses Verzeichnis bei uns anfordern können.
Was wir von Ihnen brauchen
- Vollständige Firma, Sitzadresse und Registernummer Ihres Unternehmens
- Name und E-Mail-Adresse Ihrer Kontaktperson für Datenschutzfragen (und Ihres Datenschutzbeauftragten, falls vorhanden)
- Die Websites und Dienste, über die Sie Personen in der EU ansprechen
- Eine aktuelle Fassung Ihres Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO), gern nach Unterzeichnung
Was während des Jahres geschieht
Ab dem Tag der Benennung sind wir Ihre Anlaufstelle in der EU. Schreiben und E-Mails von Aufsichtsbehörden oder betroffenen Personen gehen in unserer Kanzlei in Potsdam ein, werden von uns geprüft, eingescannt und unverzüglich an Ihre Kontaktperson weitergeleitet. Die Weiterleitung per E-Mail ist in der Jahrespauschale enthalten. Setzt eine Behörde eine Frist, weisen wir sofort darauf hin, denn die Fristen der DSGVO sind kurz: Ein Betroffenenantrag ist innerhalb eines Monats zu beantworten (Art. 12 Abs. 3 DSGVO), eine Datenpanne innerhalb von 72 Stunden zu melden (Art. 33 Abs. 1 DSGVO). Die Beantwortung gegenüber der Behörde bleibt Ihre Aufgabe, sofern Sie uns nicht gesondert damit beauftragen.
Wechsel des Vertreters
Haben Sie bereits einen anderen EU-Vertreter und möchten wechseln, läuft es genauso. Das bisherige Mandat wird nach dessen Regeln beendet, Sie aktualisieren Ihre Datenschutzerklärung mit unseren Daten, und ab diesem Zeitpunkt sind wir Ihre Anlaufstelle. Eine Mitteilung an eine Aufsichtsbehörde ist für den Wechsel nicht erforderlich; der Vertreter wird nirgends registriert, weshalb die korrekte Veröffentlichung in der Datenschutzerklärung entscheidend ist.
Ende des Mandats
Das Mandat endet, wenn Sie den EU-Markt nicht mehr ansprechen, wenn Sie eine Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung in der EU gründen (dann greift Art. 27 DSGVO nicht mehr, weil Sie eine Niederlassung in der Union haben) oder wenn eine Seite den Vertrag kündigt. In allen Fällen entfernen Sie unsere Daten aus Ihrer Datenschutzerklärung, und wir nehmen zum Ende der Vertragslaufzeit keine Post mehr für Sie an.