Vertrag und Vollmacht zur Benennung als DSGVO-Vertreter

Art. 27 Abs. 1 DSGVO verlangt, dass Sie Ihren Vertreter schriftlich benennen. Diese Benennung ist die Vollmacht (Anlage 1). Sie ist das Dokument, das wir einer Aufsichtsbehörde vorlegen, wenn diese wissen will, ob wir wirklich für Sie handeln dürfen. Der Dienstleistungsvertrag regelt daneben das Verhältnis zwischen Ihnen und der Kanzlei, also Leistungen, Vergütung, Laufzeit und Haftung. Beide Dokumente gehören zusammen, die Vollmacht erlischt automatisch mit dem Vertrag.

Sie füllen im Vertrag und in der Vollmacht die Angaben zu Ihrem Unternehmen aus, also Firma, Anschrift, Register, vertretungsberechtigte Person und die E-Mail-Adresse, an die wir Schreiben weiterleiten sollen. Dann unterschreiben Sie beide Dokumente und senden sie uns eingescannt oder digital signiert per E-Mail zurück. Die Unterschrift eines gesetzlichen Vertreters Ihres Unternehmens genügt. Eine Registrierung bei einer Behörde ist nicht nötig.

In der Regel nicht. Eine eingescannte oder digital signierte Fassung reicht für den Vertragsschluss und für die laufende Tätigkeit aus. Nur wenn eine Aufsichtsbehörde ausdrücklich das Original oder eine beglaubigte Übersetzung verlangt, bitten wir Sie darum. Das ist in der Praxis sehr selten.

Der Vertrag beginnt mit der Unterzeichnung durch beide Seiten und läuft ein Jahr. Er verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht spätestens drei Monate vor Ablauf des Vertragsjahres in Textform gekündigt wird, also etwa per E-Mail. Eine Kündigung aus wichtigem Grund bleibt beiden Seiten immer möglich.

Die Grundpauschale beträgt 350 EUR netto je Vertragsjahr. Sie ist jährlich im Voraus fällig, erstmals mit Vertragsschluss, jeweils innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Rechnung. Da Sie als Unternehmer außerhalb der EU sitzen, liegt der Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG bei Ihnen. Wir berechnen deshalb keine deutsche Umsatzsteuer, netto ist gleich brutto. Steuern oder Abzüge in Ihrem Sitzstaat tragen Sie, Zahlungen müssen bei uns ungekürzt ankommen.

Die Benennung selbst, die Funktion als Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen, die Entgegennahme von Post und E-Mails, das Einscannen und die Weiterleitung an Sie, die Übermittlung Ihrer Antwort an die Behörde oder die betroffene Person, wenn Sie nicht direkt antworten möchten, die Aufbewahrung und Herausgabe Ihres Verarbeitungsverzeichnisses an eine Behörde sowie einfache Rückfragen der Behörde zur Person des Vertreters und zu Ihrer Erreichbarkeit.

Alles, was über die Anlaufstellenfunktion hinausgeht und von Ihnen abgerufen wird, etwa Sofort-Support bei einer Datenpanne, die inhaltliche Prüfung von Anfragen, der Entwurf von Antworten an Behörden oder Betroffene, inhaltliche Stellungnahmen, die Vertretung in einem Verfahren, Beratung oder Termine vor Ort. Diese Leistungen rechnen wir nach Zeitaufwand zum halben Kanzleistundensatz ab, derzeit also 250 EUR netto je Stunde statt 500 EUR, im 15-Minuten-Takt. Bei Terminen vor Ort kommen 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer hinzu. Für die physische Weiterleitung von Briefen fallen 2 EUR zuzüglich Porto an, bei Paketen oder Schriftstücken über 30 Seiten 5 EUR zuzüglich Porto.

Nur zum Beginn eines neuen Vertragsjahres und nur, wenn wir Sie spätestens vier Monate vor Ablauf des laufenden Jahres in Textform informieren. Sie haben dann noch Zeit, fristgerecht zu kündigen. Innerhalb eines laufenden Vertragsjahres bleibt der Preis fest.

Wir sind Ihre Anlaufstelle in der EU nach Art. 27 Abs. 4 DSGVO. Schreiben von Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen gehen bei uns ein, wir scannen sie und leiten sie unverzüglich, spätestens am zweiten Werktag, per E-Mail an Sie weiter. Wir arbeiten nach Art. 31 DSGVO mit der Behörde zusammen und stellen ihr auf Anfrage Ihr Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 Abs. 4 DSGVO zur Verfügung. Genau das verlangt die DSGVO vom Vertreter, nicht mehr und nicht weniger.

Wir prüfen weitergeleitete Schreiben nicht inhaltlich, berechnen und überwachen keine Fristen und antworten nicht in der Sache. Wir sind nicht Ihr Datenschutzbeauftragter nach Art. 37 DSGVO, kein Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und überwachen oder beraten Ihre Datenverarbeitung nicht laufend. Wir geben auch keine Erklärungen mit Wirkung für Sie ab und erkennen nichts an. Jede dieser Leistungen können Sie bei Bedarf gesondert abrufen.

Sie bestätigen uns den Eingang jeder Weiterleitung kurz und sagen uns innerhalb von zehn Werktagen, ob und wie Sie geantwortet haben. Die Antwort selbst geben Sie innerhalb der gesetzlichen oder von der Behörde gesetzten Frist. Bei Anfragen betroffener Personen gilt die Monatsfrist des Art. 12 Abs. 3 DSGVO. Antworten an Behörden senden Sie uns in Kopie. Damit wir Sie sicher erreichen, muss die im Vertrag angegebene E-Mail-Adresse an jedem Werktag gelesen werden.

Zunächst die Angaben zu Ihrem Unternehmen in Vertrag und Vollmacht. Innerhalb von vier Wochen nach Vertragsschluss senden Sie uns Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO auf Deutsch oder Englisch, denn als Vertreter müssen wir es einer Behörde auf Anfrage vorlegen können. Bei Änderungen schicken Sie uns die aktualisierte Fassung. Außerdem informieren Sie uns, wenn sich Firma, Anschrift, Vertretungsverhältnisse oder die Kontakt-E-Mail ändern, wenn Sie eine Niederlassung in der EU gründen oder keine Daten von Personen in Deutschland mehr verarbeiten.

Nach Art. 13 Abs. 1 lit. a und Art. 14 Abs. 1 lit. a DSGVO müssen Sie den Vertreter mit Namen und Kontaktdaten angeben. Der passende Text lautet: Vertreter in der Union nach Art. 27 DSGVO ist Rechtsanwalt Cornelius Matutis, Berliner Straße 57, 14467 Potsdam, Deutschland, E-Mail mail@matutis.de. Weitere Angaben wie Telefonnummern bitte nur nach Absprache. Über diese Nennung hinaus darf der Name der Kanzlei nicht verwendet werden, insbesondere nicht werblich oder als Hinweis auf eine Prüfung Ihrer Datenverarbeitung.

Nach Erwägungsgrund 80 DSGVO können Aufsichtsbehörden Durchsetzungsmaßnahmen auch gegen den Vertreter richten, wenn das vertretene Unternehmen gegen die DSGVO verstößt. Der Vertreter kann aber nicht für eine Datenverarbeitung einstehen, die er weder steuert noch prüft. Deshalb stellen Sie uns von Ansprüchen, Bußgeldern, Zwangsgeldern und Kosten frei, die wegen Ihrer Verarbeitung an uns herangetragen werden. Die Freistellung gilt nicht, wenn wir selbst vorsätzlich oder grob fahrlässig etwas verursacht haben. Das ist marktüblich und die Voraussetzung dafür, dass die Benennung zur Jahrespauschale überhaupt angeboten werden kann.

Für fahrlässig verursachte Vermögensschäden haften wir bis zu 1.000.000 EUR je Schadensfall. Das entspricht dem Vierfachen der Mindestversicherungssumme nach § 51 Abs. 4 BRAO und ist der Betrag, den § 52 Abs. 1 Nr. 2 BRAO für eine vorformulierte Haftungsbegrenzung vorsieht. Dafür besteht Versicherungsschutz. Für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit und Personenschäden gilt die Begrenzung nicht. Nicht haften wir für den Inhalt Ihrer Antworten, für versäumte Fristen auf Ihrer Seite oder für Verstöße Ihres Unternehmens gegen die DSGVO.

Ja. Als Rechtsanwalt unterliege ich der anwaltlichen Verschwiegenheit, und der Vertrag verpflichtet uns zusätzlich zur Vertraulichkeit über alles, was wir im Rahmen der Benennung erfahren. Gegenüber Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen dürfen wir allerdings offenlegen, was die DSGVO vom Vertreter verlangt, etwa das Bestehen der Benennung, Ihre Erreichbarkeit und das Verarbeitungsverzeichnis. Insoweit entbinden Sie uns im Vertrag von der Verschwiegenheit.

Daten aus Anfragen betroffener Personen oder Behörden verarbeiten wir als eigener Verantwortlicher nur, um sie an Sie weiterzuleiten und unsere Aufgaben nach Art. 27 DSGVO zu erfüllen. Eine Auftragsverarbeitung liegt nicht vor, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist deshalb nicht erforderlich. Die Weiterleitung an Ihren Sitz außerhalb der EU ist eine Drittlandübermittlung nach Art. 44 ff. DSGVO. Dass diese zulässig ist, stellen Sie als Empfänger sicher.

Die Vollmacht deckt beides ab. Sie benennen uns in der Eigenschaft, in der Sie die Daten verarbeiten, also als Verantwortlicher und, soweit Sie Daten im Auftrag anderer verarbeiten, auch als Auftragsverarbeiter. Sie müssen sich dafür nicht festlegen.

Nein, und das ist Absicht. Die Vollmacht beschränkt sich auf die Anlaufstellenfunktion, also die Entgegennahme von Schreiben, die Zusammenarbeit mit der Behörde und die Weiterleitung Ihrer Antworten. Rechtsgeschäftliche Erklärungen, Anerkenntnisse, Vergleiche, Rechtsbehelfe oder die Vertretung in einem Verfahren sind nicht umfasst. Dafür brauchen wir eine gesonderte Vollmacht, die wir Ihnen bei Bedarf gern zusenden. Rechtsbehelfe gegen Ihr Unternehmen selbst bleiben nach Art. 27 Abs. 5 DSGVO ohnehin unberührt.

Dann entfällt Ihre Pflicht zur Benennung. Sie teilen uns das mit und können den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündigen. Bereits gezahlte Jahrespauschalen werden nicht erstattet. Dasselbe gilt, wenn Sie keine Daten von Personen in Deutschland mehr verarbeiten.

Mit dem Ende des Vertrags endet die Benennung und die Vollmacht erlischt. Sie entfernen unsere Nennung innerhalb von 14 Tagen aus Ihrer Datenschutzerklärung und allen anderen Unterlagen und benennen, soweit Sie dazu verpflichtet bleiben, einen neuen Vertreter. Wir dürfen Behörden und betroffene Personen über das Ende der Benennung informieren. Schreiben, die danach noch bei uns eingehen, geben wir an den Absender zurück oder leiten sie Ihnen ohne Verpflichtung weiter.

Insbesondere wenn Sie die Jahrespauschale trotz Mahnung länger als 14 Tage nicht zahlen, wenn Ihre Angaben zu Niederlassung oder betroffenen Personen unrichtig sind, wenn Sie Anfragen von Aufsichtsbehörden wiederholt nicht fristgerecht beantworten, wenn wegen Ihrer Datenverarbeitung ein Verfahren gegen uns eingeleitet wird oder wenn ein Insolvenzverfahren über Ihr Vermögen beantragt wird.

Vertrag und Vollmacht unterliegen deutschem Recht. Gerichtsstand ist Potsdam nach Art. 25 der Verordnung (EU) Nr. 1215/2012. Vertragssprache ist Deutsch, die englische Fassung dient nur der Information, bei Abweichungen gilt der deutsche Text. Für Mandanten aus dem englischsprachigen Raum stellen wir die englische Fassung auf unserer Seite art27gdpr-representative.com bereit.

Der Vertrag ist bewusst schlank gehalten und für die Jahrespauschale kalkuliert. Abweichende Vereinbarungen im Einzelfall sind möglich, etwa zu Zusatzleistungen oder zu einem festen Kontingent an Beratungsstunden, und werden in Textform festgehalten. Sprechen Sie uns dazu einfach im Anfrageformular an.

Meist wenige Tage. Nach Ihrer Anfrage prüfen wir kostenlos, ob Sie überhaupt einen Vertreter benötigen. Dann erhalten Sie Vertrag und Vollmacht ausgefüllt zur Unterschrift. Sobald die unterschriebenen Dokumente bei uns sind, sind Sie benannt und können uns in Ihrer Datenschutzerklärung nennen. Die Rechnung folgt nach Rücksendung.