Die Vertreterpflicht gibt es nicht nur in der DSGVO. Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (DSG), in Kraft seit 1. September 2023, kennt in Art. 14 DSG eine Spiegelregelung: Private Verantwortliche mit Sitz oder Wohnsitz im Ausland müssen unter bestimmten Voraussetzungen eine Vertretung in der Schweiz bezeichnen. Betroffen sind damit Unternehmen aus Deutschland, Österreich und anderen EU-Staaten, die Kunden in der Schweiz bedienen, also die Spiegelbildsituation zu unserem EU-Vertreter-Service.
Wann ein EU-Unternehmen eine Vertretung in der Schweiz braucht
Nach Art. 14 Abs. 1 DSG ist eine Vertretung zu bezeichnen, wenn der Verantwortliche Personendaten von Personen in der Schweiz bearbeitet und die Bearbeitung kumulativ vier Voraussetzungen erfüllt: Sie steht im Zusammenhang mit dem Anbieten von Waren oder Dienstleistungen oder der Beobachtung des Verhaltens von Personen in der Schweiz; sie ist umfangreich; sie erfolgt regelmäßig; und sie bringt ein hohes Risiko für die Persönlichkeit der betroffenen Personen mit sich. Die Schwelle liegt damit höher als in Art. 27 DSGVO, der keine Umfangs- und Risikoschwelle in dieser Form kennt. Ein deutscher Online-Shop mit gelegentlichen Schweizer Bestellungen ist nicht betroffen; ein Anbieter, der regelmäßig große Mengen Gesundheits- oder Finanzdaten von Personen in der Schweiz verarbeitet oder deren Verhalten systematisch auswertet, kann es sein.
Aufgaben der Vertretung
Die Vertretung dient nach Art. 14 Abs. 2 und Art. 15 DSG als Anlaufstelle für betroffene Personen und für den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), führt das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen und gibt dem EDÖB auf Anfrage die darin enthaltenen Angaben bekannt. Der Verantwortliche muss den Namen und die Adresse der Vertretung veröffentlichen (Art. 14 Abs. 3 DSG), also in seine Datenschutzerklärung aufnehmen. Die Vertretung muss ihren Sitz in der Schweiz haben.
Was die Kanzlei Matutis anbietet
Unsere Zweigstelle in Felsberg (Graubünden) ist in der Schweiz ansässig und berät seit Jahren zum Schweizer Datenschutzrecht. Für EU-Unternehmen, die nach Art. 14 DSG eine Vertretung in der Schweiz benötigen, prüfen wir zunächst kostenlos, ob die vier Voraussetzungen in Ihrem Fall tatsächlich erfüllt sind; in vielen Fällen ist das nicht so, und die Benennung wäre unnötig. Ist eine Vertretung erforderlich, erstellen wir Ihnen ein Angebot für die Übernahme dieser Funktion über die Schweizer Zweigstelle. Beschreiben Sie Ihre Tätigkeit in der Schweiz kurz im Anfrageformular oder per E-Mail an mail@matutis.ch.
Beide Pflichten im Vergleich
| EU-Vertreter (Art. 27 DSGVO) | Vertretung in der Schweiz (Art. 14 DSG) | |
|---|---|---|
| Wen trifft die Pflicht | Unternehmen ohne Niederlassung in der EU, die Personen in der EU ansprechen oder beobachten | Verantwortliche mit Sitz im Ausland, die Personen in der Schweiz ansprechen oder beobachten |
| Schwelle | Keine Umfangs- oder Risikoschwelle; Ausnahme nur bei gelegentlicher, risikoarmer Verarbeitung (Art. 27 Abs. 2 DSGVO) | Nur bei umfangreicher, regelmäßiger Bearbeitung mit hohem Risiko (Art. 14 Abs. 1 DSG) |
| Sitz der Vertretung | In einem EU-Mitgliedstaat mit betroffenen Personen (Art. 27 Abs. 3 DSGVO) | In der Schweiz |
| Aufgaben | Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden und Betroffene | Anlaufstelle für EDÖB und Betroffene, Führung des Bearbeitungsverzeichnisses (Art. 15 DSG) |
| Veröffentlichung | Datenschutzerklärung (Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO) | Datenschutzerklärung (Art. 14 Abs. 3 DSG) |
| Unser Angebot | 350 EUR pro Jahr vom Hauptsitz in Potsdam | Angebot auf Anfrage über die Zweigstelle in Felsberg |
Für Schweizer Unternehmen, die den umgekehrten Weg gehen und Kunden in der EU bedienen, gilt unsere Seite EU-Vertreter für Schweizer Unternehmen.