Schweizer Unternehmen sind nach Entfernung und Sprache die natürlichsten Anbieter aus einem Drittstaat für den deutschen, österreichischen und den gesamten EU-Markt. Ein Schweizer Online-Shop mit .de-Domain, ein Schweizer SaaS-Anbieter mit Preisen in Euro, eine Schweizer Hotelgruppe mit Online-Buchung für Gäste aus Deutschland, ein Treuhand- oder Beratungsunternehmen mit Mandanten in der EU: Alle verarbeiten Daten von Personen in der EU und müssen, wenn sie keine EU-Niederlassung haben, einen EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO benennen. Die Kanzlei Matutis übernimmt das für Schweizer Unternehmen für 350 EUR pro Jahr. Unsere Zweigstelle in Felsberg (Graubünden) berät auch zum Schweizer Datenschutzrecht; die Funktion als EU-Vertreter selbst wird vom Hauptsitz in Potsdam erbracht, weil der Vertreter in der EU niedergelassen sein muss (Art. 27 Abs. 3 DSGVO).
Braucht ein Unternehmen aus der Schweiz einen EU-Vertreter?
Ja, wenn es keine Niederlassung in der EU hat und seine Verarbeitung personenbezogener Daten damit zusammenhängt, Personen in der EU Waren oder Dienstleistungen anzubieten oder ihr Verhalten in der EU zu beobachten (Art. 3 Abs. 2 in Verbindung mit Art. 27 Abs. 1 DSGVO). Typische Anzeichen für ein Angebot an Personen in der EU sind nach Erwägungsgrund 23 DSGVO Preise in Euro, Lieferung nach Deutschland oder Österreich, eine .de- oder .at-Domain, auf den EU-Markt gerichtete Werbung oder das Tracking von Website-Besuchern aus der EU. Beispiele aus unserer Praxis: ein Zürcher Online-Shop mit Lieferung nach Deutschland; ein Basler Softwareunternehmen mit Abonnementkunden in der EU; eine Bündner Hotelgruppe mit deutscher Buchungsseite und Remarketing; ein Schweizer Weingut mit EU-Versand. Eine Schweizer AG oder GmbH mit deutscher Tochtergesellschaft braucht dagegen keinen Vertreter; die Tochter ist die Anlaufstelle. Ein Schweizer Unternehmen, das bereits eine Tochtergesellschaft, Zweigniederlassung oder ein Büro in einem EU-Mitgliedstaat hat, braucht keinen Vertreter; diese EU-Einheit ist die Anlaufstelle. Die Ausnahmen des Art. 27 Abs. 2 DSGVO (gelegentliche, risikoarme Verarbeitung ohne umfangreiche sensible Daten; Behörden) sind eng und greifen bei einem Unternehmen, das aktiv in der EU wirbt, so gut wie nie. Die vollständigen Kriterien erklärt die Seite Wie ist nochmals die Rechtslage?.
Revidiertes DSG, Spiegelpflicht nach Art. 14 DSG und Angemessenheitsbeschluss
Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (DSG, in Kraft seit 1. September 2023) ist eng an die DSGVO angelehnt und wird vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beaufsichtigt. Es enthält in Art. 14 DSG eine Spiegelpflicht: Unternehmen mit Sitz im Ausland, die Personendaten von Personen in der Schweiz umfangreich und regelmäßig bearbeiten, müssen unter bestimmten Voraussetzungen eine Vertretung in der Schweiz benennen. Viele Schweizer Unternehmen kennen diese Regel und nehmen an, der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für die Schweiz (Beschluss 2000/518/EG, heute Art. 45 DSGVO) erspare ihnen das EU-Gegenstück. Das ist nicht der Fall. Der Angemessenheitsbeschluss regelt Übermittlungen personenbezogener Daten aus der EU in die Schweiz; er ändert nichts am räumlichen Anwendungsbereich der DSGVO nach Art. 3 Abs. 2 DSGVO. Ein Schweizer Unternehmen, das Personen in der EU Waren oder Dienstleistungen anbietet, braucht einen EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO, genauso wie ein deutsches Unternehmen, das den Schweizer Markt bearbeitet, eine Vertretung nach Art. 14 DSG brauchen kann; dazu unsere Seite Vertretung in der Schweiz nach Art. 14 DSG. Hinzu kommt: Die DSGVO-Pflichten für Ihr EU-Geschäft, von der Datenschutzerklärung nach Art. 13 DSGVO bis zur Meldung von Datenpannen nach Art. 33 DSGVO, gelten neben dem DSG; eine Übersicht gibt die Seite Was müssen Sie als Unternehmen noch tun?.
Was wir als EU-Vertreter für Schweizer Unternehmen tun
Die Rechtsanwaltskanzlei Matutis ist eine auf Datenschutzrecht spezialisierte deutsche Kanzlei mit Hauptsitz in Potsdam bei Berlin und Zweigstellen in Hallein (Österreich) und Felsberg (Schweiz). Die Leistung als EU-Vertreter wird ausschließlich vom deutschen Hauptsitz erbracht, weil der Vertreter in der EU niedergelassen sein muss (Art. 27 Abs. 3 DSGVO). Auf Grundlage einer schriftlichen Vollmacht nach Art. 27 Abs. 1 DSGVO sind wir Ihre Anlaufstelle in der EU für alle Aufsichtsbehörden der Mitgliedstaaten und für betroffene Personen. Schreiben und E-Mails an uns werden geprüft, eingescannt und unverzüglich an Ihre Kontaktperson weitergeleitet; auf Fristen wie die Monatsfrist für Betroffenenanträge nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO weisen wir hin. Wir sind in derselben Zeitzone und sprechen dieselbe Sprache; die meisten Schweizer Mandanten korrespondieren mit uns auf Deutsch, und Schriftstücke deutscher oder österreichischer Behörden können Sie ohne Übersetzung lesen. Wir kommunizieren auf Deutsch und Englisch. Wir ersetzen nicht Ihren Datenschutzbeauftragten und treffen keine Compliance-Entscheidungen für Sie; den Unterschied erklärt die Seite EU-Vertreter oder Datenschutzbeauftragter.
Kosten für Unternehmen aus der Schweiz
Die Jahrespauschale beträgt 350 EUR. Da die Leistung von einer deutschen Kanzlei an einen Unternehmer mit Sitz in einem Drittstaat erbracht wird, fällt keine deutsche Umsatzsteuer an (Reverse-Charge, netto = brutto). Die Rechnung lautet auf EUR. Bei Überweisung von einem CHF-Konto weisen Sie Ihre Bank bitte an, dass der volle EUR-Betrag der Rechnung bei uns ankommt; alternativ ist Zahlung per PayPal oder Kreditkarte möglich. Die Weiterleitung eingescannter Post per E-Mail ist enthalten; die postalische Weiterleitung von Originalen kostet 2 EUR je Sendung zuzüglich Porto. Alle Einzelheiten: Was kostet es und was ist im Preis enthalten?
Nächster Schritt
Senden Sie uns Firmennamen, Website und eine kurze Beschreibung Ihrer Tätigkeit in der EU über das Anfrageformular. Wir bestätigen, ob in Ihrem Fall ein Vertreter erforderlich ist, und senden Ihnen Vertrag und Vollmacht. Den vollständigen Ablauf beschreibt die Seite So läuft die Benennung ab. Andere Länder: EU-Vertreter nach Ländern.